IT-Benchmarking
Messen, Steuern, Optimieren
Motive für Benchmarks sind vielfältig...
- Von den Besten in und außerhalb der eigenen Branche lernen
- Nachweis des wirtschaftlichen Handelns
- Grundlage erarbeiten für Steuerung, integrierte Leistungsverrechnung, Servicekatalog und Kennzahlensystem
- Überprüfen und Anpassen von Verträgen während der Laufzeit respektive Verträge mit geprüften Marktpreisen zu verlängern
- Angebot und Nachfrage durch erhöhte Transparenz und Verursachungsgerechtigkeit optimieren
- Standardisierung des Angebots durch Orientierung am aktuellen Marktniveau und seinen bewährten Verfahren
- Chance, den Dialog mit Kundinnen und Kunden zu versachlichen und Fortschritte zu verdeutlichen
Geschichte des Benchmarking
Ein IT-Benchmark ist ein Vergleich von IT-Systemen oder -Prozessen, um deren Leistung, Effizienz, Zuverlässigkeit und Qualität zu bestimmen.
Längst hat sich der Benchmark von einem reinen Vergleich der Kosten und Leistungen zu einem komplexen System entwickelt.
Wurzel des modernen Benchmarking in den 1980er Jahren: systematischer Vergleich von Xerox Kopierern durch Robert C. Camp mit den günstigeren Modellen des japanischen Wettbewerbers Canon.
Markierung (Trigonometrischer Punkt) der amtlichen Landvermesser in Großbritannien.
Markierung („mark“) des Tischlers an seiner Werkbank („bench“), um die gleiche Länge neuer Stuhl- oder Tischbeine effizient zu gewährleisten.
Granularität im Benchmarking
Effizienz kann zu unterschiedlicher Breite und Tiefe analysiert werden.
IT-Ausgaben in Prozent vom Umsatz sind eine der meistgefragten IT-Kennzahlen auf der obersten Ebene. Allerdings unterliegt sie in hohem Maße konjunkturellen Schwankungen und unternehmensspezifischen Formeln. Um so wichtiger ist es dieselbe Definition auch bei der Kalkulation der Kennzahl bei den Vergleichsunternehmen zu nutzen. Neben Toplevel Kennzahlen erstreckt sich die Granularität über die Indikation, den Health Check und den Benchmark zum Deep Dive, welcher Simulationen sowie detaillierte und quantifizierte Optimierungsmaßnahmen und Einsparpotenziale ermöglicht.
Der Vergleich kann einzelne Tower oder Services umfassen z.B. einen Service Desk Benchmark oder sich über die gesamte Servicelandschaft und IT-Prozesse wie z.B. Problem-, Incident, Change-Management erstrecken.
Perspektiven im Benchmarking
In einem Benchmark können wir verschiedene Blickwinkel einnehmen, um ein ganzheitliches Bild der IT zu zeichnen.
Qualitativ und quantitativ beantworten wir die Frage nach Effektivität (machen wir das Richtige), Agilität (wie anpassungsfähig sind wir) sowie Effizienz (machen wir das was wir machen richtig).
Die Anwendersicht fokussiert auf die Nutzer sowie die Kostenstellenverantwortliche und deren Sicht auf IT. Denn die IT agiert stehts im Spannungsfeld zwischen Kosten und Kundenzufriedenheit.
Die Marktsicht gibt Aufschluss darüber, ob die Leistungen und Preise dem Marktniveau entsprechen.
Mittels der Produktionssicht lässt sich beispielsweise die eigene Fertigungstiefe, der Automatisierungsgrad, die Cloud-Nutzung, die Kosten (unterteilt in Personal, Hardware, Software und Sonstige) und Personalstärke der IT beurteilen.
Beispiele für Benchmarking
In der Regel findet der Vergleich mit einer Gruppe aus ca. acht Unternehmen, den sogenannten Peers, statt. Die Namen der Peers unterliegen Vertraulichkeitsvereinbarungen und werden nicht publiziert.
Marktpreis-Benchmarks sind unverzichtbares Werkzeug im Providermanagement und meist vertraglich mit dem Provider als fester Bestandteil während der Vertragslaufzeit vereinbart. Aber auch zur Vertragsverlängerung wird der Dreiparteien-Marktpreis-Benchmark genutzt. Der Kunde ist mit den Providerleistungen zufrieden und möchte sicherstellen, dass die Vertragsverlängerung zu Marktpreisen erfolgt.
Die Befragung von Nutzern und Stakeholdern zur Zufriedenheit mit den IT-Leistungen sollte regelmäßig erfolgen. Die Darstellung in der Zeitreihe ermöglicht Entwicklungen aufzuzeigen - tue Gutes und Rede darüber - eine Disziplin, in welcher IT-Organisationen meist noch Luft nach oben haben. Benchmarkwerte unterstützen die Interpretation der unterschiedlichen Antworten in Kundenzufriedenheitsbefragungen.
Die qualitative und quantitative IT-Kosten- und Leistungsanalyse liefert detaillierte Fakten im Unternehmensvergleich, mit denen CIOs und Finanzexperten das Kosten-Leistungs-Verhältnis ihrer IT-Organisation gezielt optimieren und die notwendigen strategischen Entscheidungen treffen können.
Die passende Organisation als auch der angemessene Personalbedarf der IT kann mittels einem Vergleich mit aktuellen Werten anderer Unternehmen abgeleitet und optimiert werden. In dem Benchmark können auch strategische Unternehmensziele und geplante Veränderungen mit einfließen, um angemessenen Personaleinsatz sowie die zukunftsfähige und marktkonforme Organisation zu ermitteln - ob bei hoher Fertigungstiefe oder für eine Retained Organisation im Single oder Multi-Sourcing.
Auch angestoßen von der in 2023 in Kraft getretenen NIS2-Richtlinie, der EU-weiten Gesetzgebung zur Cybersicherheit, hinterfragen Verantwortliche regelmäßig die Effizienz und Angemessenheit ihrer Investitionen in die Informationssicherheit. Ein Benchmark der IT-Securitykosten unterstützt bei dieser Bewertung und zeigt mittels adäquater Referenzwerte Schwachstellen und Optimierungspotenziale auf, um die IT-Sicherheit auf einem hohen, aber auch wirtschaftlich vertretbaren Niveau zu halten.
Das Management der Reife und Performance von IT-Prozessen erfolgt abgestimmt auf das jeweilige Unternehmen auf unterschiedlichen Leveln. Eine unabhängige Ermittlung des aktuellen Niveaus ist Teil einer fundierten Standortbestimmung der IT. Zugehörige Benchmarkwerte des Marktes unterstützen bei der Festlegung des eigenen Anspruchlevels. Prozessleistungskennzahlen des Marktes objektivieren das eigene Management von IT-Prozessen.
