Der Median als Korrektiv

Viele Benchmarks nutzen als Referenzgröße den Mittelwert der Vergleichsgruppe. Dieser wird allerdings oft als „mittelmäßiger Durchschnitt“ empfunden. Hier kann der Median als Korrektiv dienen, um einen fairen Vergleich zu gewährleisten.

„Auf Anforderung einer Partei werden die Parteien ein gemeinsames Benchmarking durchführen.“ Dieser Satz befindet sich heute in vielen IT-Serviceverträgen und leitet früher oder später einen Marktpreis-Benchmark ein. Die Ziele, die mit dem Benchmark verfolgt werden, sind vielfältig: eine Überprüfung der Service Level, ein Vergleich der IT-Servicestrukturen, ein Audit der Verantwortungsmatrix oder beispielsweise eine IT-Stärken-Schwächen-Analyse. Natürlich beeinflussen diese Rahmenbedingungen die preisliche Gestaltung von Outsourcing-Vereinbarungen. Daher stehen Vertragsanlagen, in denen die Vergütung und Preise für den IT-Betrieb geregelt sind, in vielen Benchmark-Projekten im Fokus der Betrachtung.

Der Benchmark wird überwiegend durch die Kundenseite initiiert. Meistens hat der Kunde auch den ersten Schritt für ein Outsourcing gemacht: Hier wurde eine strategische Entscheidung für die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister getroffen, hier wurde der Prozess des Request for Proposal (RFP) angestoßen, hier wurden die Gespräche mit potentiellen Partnern geführt und hier wurde der Auftrag erteilt. Viele Management-Ansätze empfehlen die Überprüfung von Entscheidungen und raten zu Korrekturen, wenn die angestrebten Ziele nicht erreicht werden. Also gilt es, auch Outsourcing-Entscheidungen auf den Prüfstand zu stellen. Benchmarking ist ein vorhersehbarer Wunsch während der Vertragslaufzeit und sollte daher von Beginn an in dem Vertrag vorgesehen sein. Je präziser die Spielregeln beschrieben sind, desto konzentrierter kann der Benchmark durchgeführt werden.

Viele Benchmarks nutzen den Mittelwert der Vergleichsgruppe als Referenzgröße. Der Mittelwert wird allerdings oft als „mittelmäßiger Durchschnitt“ empfunden. Mathematisch gesehen ist der Mittelwert natürlich der Durchschnitt, aber in der Mathematik findet keine Wertung statt. In den Zielen der Unternehmen kommt jedoch selten der Mittelwert vor. Auf einer Bilanzpressekonferenz ist noch nie davon gesprochen worden, dass man im nächsten Jahr eine mittlere Marktposition erreichen möchte. Jedes Unternehmen strebt vordere Plätze bei den Marktanteilen, bei der Kundenzufriedenheit, bei Umsatzrendite und beim Gewinn an. Wenn dann ein Benchmark durchgeführt und der Mittelwert als Vergleichsgröße herangezogen wird, scheint sich das nicht mit den selbst gesteckten Zielen zu decken. „Wir wollen besser sein als der Durchschnitt“ ist das häufigste Argument, wenn Alternativen zum Mittelwert gesucht werden.

Die Kennzahl, die hiervon am stärksten profitiert, ist das erste Quartil. Vereinfacht dargestellt, beschreibt das erste Quartil die Werte aus der Gruppe der Peer-Unternehmen, die kleiner als 75 Prozent der verbleibenden Vergleichsgruppe sind. Bei einer typischen Benchmark-Vergleichsgruppe von sechs bis zehn Peers wird das erste Quartil deshalb zwischen den zweit-, dritt- und viertbesten Vergleichsunternehmen ermittelt.

In rund 30 Prozent der Benchmark-Vereinbarungen werden eigene Vergleichswerte definiert. So sind der Mittelwert zwischen Minimum und ersten Quartil, der Mittelwert der besten drei Vergleichsunternehmen oder der Mittelwert der zwei besten Vergleichsunternehmen einige Beispiele für kundenindividuelle Referenzgrößen. Dabei kann man leicht über das Ziel hinausschießen – welche Auswirkungen der Referenzwert „Minimum minus 25 Prozent“ hat, wird den Beteiligten erst am Ende des Projektes deutlich. Auf den ersten Blick kann der Kunde in dieser Konstellation nur gewinnen, denn der Benchmark liegt mit großer Wahrscheinlichkeit signifikant unter seinen heutigen Preisen. Ob der Dienstleister dieses Niveau seriös erbringen kann, ist jedoch fraglich. Der Spielraum des Service-Providers dürfte so eingeengt sein, dass er sich – statt auf das Tagesgeschäft – stärker auf diejenigen Aufgaben konzentriert, die nicht vom Vertrag abgedeckt sind und nur gegen Aufpreis geleistet werden.

Der Median ist ein Vergleichswert, der selten in Benchmark-Vereinbarungen genutzt wird. Dabei ist dieser Wert, der die Hälfte der Vergleichsgruppe markiert, weniger stark von Ausreißern beeinflusst und verfügt damit über eine Eigenschaft, die im Benchmark ausdrücklich gewünscht ist. Daher kann der Median als Korrektiv verwendet werden, um einen fairen Vergleich herbeizuführen, der gleichermaßen die Anforderungen von Kunden und Dienstleistern erfüllt.

Wenn der Mittelwert größer als der Median ist, wird der Mittelwert überproportional von den hohen Werten in der Vergleichsgruppe geprägt (siehe Grafik). In diesem Fall wird das Maximum der Vergleichsgruppe gestrichen. Aus dieser angepassten Vergleichsgruppe wird der Benchmark-Referenzwert neu bestimmt. Hier kommt der Mittelwert wieder zum Einsatz. Dieser – der durch den Median bewerte Mittelwert (MWM) – hat dann aber nicht mehr das Stigma, „durchschnittlich“ zu sein. Wenn der Einfluss des Maximums als Verzerrung empfunden wird, muss auch der Umkehrschluss gelten und ein überproportionaler Einfluss des Minimums ebenso ausgeschlossen werden. Analog zu der beschriebenen Vorgehensweise wird das Minimum der Vergleichsgruppe gestrichen, wenn der Mittelwert kleiner als der Median ist. Anschließend wird der MWM neu berechnet.

Die Forderung nach einem fairen Vergleich wird von allen Teilnehmern unterstützt. Welche Berechnungsvorschrift letztendlich eingesetzt wird, muss einvernehmlich und eindeutig vereinbart werden. Diskussionen über die Vor- und Nachteile der einzelnen Referenzwerte sollten im Vorfeld geführt werden und zu der Entscheidung für eine Referenzgröße führen. Werden verschiedene Benchmark-Werte ausgewiesen, besteht die Gefahr, dass man sich je nach Gusto den Wert heraussucht, der für die eigenen Zwecke am besten passt. Outsourcing-Partnerschaften, die durch eine Benchmark-Klausel schon bei Vertragsbeginn die notwendigen Vorkehrungen für den Tag X des Benchmarks getroffen haben, sind gut vorbereitet und können Ihre Energie auf die inhaltlichen Themen konzentrieren.

Best Practices: Vertragliche Regelungen für Benchmark-Vereinbarungen

  • Gemeinsame Durchführung: Beide Parteien unterstützen die Benchmark-Untersuchung. Die Kosten des Benchmarkers werden hälftig geteilt.
  • Zeitpunkt und Leistungsumfang: Zu welchen Zeitpunkten der Vertragslaufzeit werden welche Bestandteile gebenchmarkt?
  • Referenzgröße: Gegen welchen Referenzwert findet der Vergleich statt?
  • Folgen der Benchmark-Ergebnisse: Wie sind die Ergebnisse umzusetzen?

Autor: Karsten Tampier, Managing Consultant, Maturity

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