ERP-Sourcing im Kostenvergleich

In immer mehr IT-Anwenderorganisationen trifft die ERP-Auslagerung auf Interesse. Doch nicht immer treten die von den Providern in Aussicht gestellten Kostenvorteile auch ein – eine optimal aufgestellte interne IT kann die gleiche Leistung oft günstiger anbieten.

Die Auslagerung von Anwendungen ist eine vermeintlich lohnenswerte Rechnung für den Kunden: Weniger zahlen für mehr Leistung, und dann noch Arbeit, Verantwortung und Ärger delegieren – wer will das nicht? Das Haken beim traditionellen Kostenargument der Lieferanten („Reduzierung der IT-Betriebskosten um bis zu 50 Prozent möglich!“)ist jedoch, dass der Markt weder transparent noch preisstabil ist. Dies bezieht sich nicht nur auf ausgelagerte Services, sondern auch auf intern erbrachte IT-Leistungen – längst nicht alle IT-Abteilungen können detailliert über Entwicklungen ihrer Kostenstruktur Rechenschaft ablegen. Insofern sind pauschale Marketing-Aussagen, ERP-Hosting sei „bis zu 30 Prozent günstiger“, mit Vorsicht zu genießen. Und wer die eigenen Kosten nicht kennt, wird schwerlich gegen die Preise der Lieferanten verhandeln und fundierte Entscheidungen gegenüber seinem Management vertreten können.

Dabei ist es durchaus möglich, dass die Rechnung der Provider auch für den Kunden aufgeht. Plant der Anwender etwa den Einsatz einer neuen ERP-Lösung „auf der grünen Wiese“, können Dienstleister ihre Vorteile voll ausspielen, weil die Anfangsinvestitionen in Technik und Personal nicht mehr auf einen Schlag anfallen. Der Provider betreibt die Applikationen zudem auf standardisierten Systemen, die aufgrund der Skaleneffekte günstiger als beim Kunden betrieben werden. Vor allem im Vergleich mit unterdurchschnittlich effizienten ERP-Umgebungen offenbaren Dienstleister durchaus ihre (finanziellen) Vorteile.

Finanzielle Unwägbarkeiten

Doch es gibt auch Unwägbarkeiten, die dazu führen, dass sich das Vorhaben nicht mehr rechnet. Der Angebotspreis für ERP-Hosting erscheint auf dem Papier zumeist günstiger als die Kosten des Eigenbetriebs, da der Dienstleister für die Zukunft erwartete finanzielle Vorteile einfach auf die Dauer der Vertragslaufzeit umlegt. Dafür versucht er im Gegenzug, die Laufzeit zu strecken und die jährliche Degression möglichst flach zu halten, um letztlich doch auf seinen Schnitt zu kommen. Dies resultiert darin, dass sich der finanzielle Aufwand der Bereitstellungsmodelle mittelfristig angleicht.

Unsere Erhebung (siehe Grafik) zeigt typische Entwicklungen bei den Kosten und Preisen für Named User von SAP ERP, hier am Beispiel eines fiktiven Outsourcing-Vertrags mit einer Laufzeit von vier Jahren auf Basis realer und aktueller Benchmarking-Daten. Anfänglich ist die Auslagerung der Leistungen günstiger, doch gleichen sich die Kosten mit den Jahren an. Während der Dienstleister versucht, sich durch relativ stabile Preise über die Vertragsdauer zu finanzieren, sinken die Kosten der internen IT schneller ab. Hierfür gibt es verschiedene Gründe, etwa der effizientere Einsatz der Hardware beispielsweise durch stärkere Virtualisierung, die Standardisierung der Verfahren bei der Betreuung der Systeme, reifere Prozesse oder Synergieeffekte. In der Grafik markiert 2012 das Ende des fiktiven Outsourcing-Vertrags, und eine Neuverhandlung steht an. Hier kann der Dienstleister seine Preise den Marktbedingungen anpassen, das Rennen beginnt von vorn.

Die bei Ausschreibungen angefragten Leistungen werden häufig durch den Dienstleister günstig offeriert, um einen Fuß in die Tür zu bekommen. Das Geschäft spielt sich dann bei den Zusatzleistungen ab. Hier stellt sich die Frage nach dem ursprünglichen Umfang der Ausschreibung, dem Scope. Wenn dieser erweitert wird, kann es passieren, dass die Kostenvorteile des externen Anbieters nivelliert werden. Zu einem ernsten Prüfstand für den Business Case des Outsourcings entwickeln sich Zusatzleistungen, wenn sie vorab vertraglich nicht geregelt wurden. Diese wird sich ein Dienstleister gut bezahlen lassen.

Kostenblock Provider-Steuerung

Einen zusätzlichen Kostenblock, der nicht in der Providerrechnung auftaucht, bildet die Retained Organisation zur Steuerung des Dienstleisters. Hier müssen Klienten erfahrungsgemäß mit einem Aufschlag von rund sieben Prozent des Vertragsvolumens kalkulieren. Ab einem gewissen Umfang des Abkommens kann es angebracht sein, zusätzlich notwendige Spezialisten innerhalb der Retained Organisation vorzuhalten. Dann steigt der Aufschlag auf bis zu zehn Prozent, was einen vordergründig „guten Deal“ schnell zu einem Minusgeschäft macht (mehr Informationen zur Retained Organisation). Auch gilt es, Kosten für Migrationsprojekte zu berücksichtigen, wenn eine vorhandene ERP-Umgebung weiterbetrieben werden soll oder die ERP-Umgebung nach der Laufzeit zu einem anderen Provider umsiedelt.

Fazit: Unsere Benchmarking-Daten zeigen, dass ERP-Outsourcing in der Regel günstiger ist als der Eigenbetrieb auf Standardniveau. Sobald es sich aber um eine ERP-Umgebung in gepflegtem Zustand – auf Effizienz getrimmt und „Best-in-Class“ – handelt, ist die interne IT finanziell wettbewerbsfähig. Dafür ist es jedoch auch nötig, permanent an der Infrastruktur zu arbeiten und diese zu modernisieren. Die Zügel schleifen zu lassen, resultiert unweigerlich in einem höheren Aufwand. Dies gilt umgekehrt allerdings auch für Outsourcing-Abkommen. IT-Verantwortliche haben es daher maßgeblich selbst in der Hand, eine Antwort auf die Frage zu geben, ob sich das Outsourcing der ERP-Umgebung lohnt oder ob der Betrieb in Eigenregie wirtschaftlicher ist.

Timo Kopp, Senior Consultant, Maturity

Zurück