Schweizer Bundesamt als Dienstleister im Wettbewerb

Thomas Jost, der Leiter des BITBetriebszentrums

Wettbewerb findet heute auch im öffentlichen Sektor statt. Auch die Schweizer Verwaltung will ihre Arbeit effizienter und kostengünstiger gestalten. Schon 1999 zentralisierte sie ihre ehemals dezentralisierte Informatik in sieben Informatikeinheiten, eine davon das Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) mit rund 600 Mitarbeitern. Als Servicezentrum der Bundesverwaltung, Kantone und Gemeinden erbringt das BIT neben umfassenden IT-Dienstleistungen auch Querschnittsleistungen in den Bereichen SAP und Telekommunikation. Beispiele sind etwa das elektronische Arbeitslosenvermittlungssystem, Realisierung von elektronischen Amtsschaltern (eGovernment) oder Sprach-, Daten- und Mobilkommunikation.

Künftig sollen die einzelnen Informatikeinheiten der Schweizer Verwaltung unternehmerischer handeln und ihre Leistungen bepreisen, sie müssen sich also auch dem Wettbewerb mit externen Dienstleistern stellen. Damit stand auch das BIT vor einer Herausforderung. „Ohne Kostentransparenz kann man seine Leistungen nicht bepreisen“, so Thomas Jost, Leiter des BIT-Betriebszentrums. Für die „Standortbestimmung“ hinsichtlich Kosten und IT-Effizienz beauftragte das BIT Maturity mit dem Benchmarking des Betriebszentrums (BZ) inklusive Callcenter (CCB) mit 272 Mitarbeitern. Nach Erhebung der Daten prüfte Maturity deren Plausibilität, berechnete Key Performance Indikatoren (KPIs) und erarbeitete einen Vorschlag für die Vergleichsgruppen. Die Peergroup umfasste zwei Versicherungsunternehmen, drei Finanzdienstleister und drei IT-Dienstleister aus Mitteleuropa.

Verbesserungspotenziale identifiziert

Nach drei Monaten präsentierte das Team von Maturity ein erstes Ergebnis. Kernaussage: Insgesamt liegt das BIT unter den Kosten und über der Produktivitätsrate der Peergroup. Dennoch gibt es Optimierungspotenzial: Zum einen sollte die große Menge von Hard- und Softwarelieferanten reduziert werden – damit ergeben sich bessere Verhandlungsspielräume bei den Lieferbedingungen. Außerdem verspricht eine Migration alter Systeme langfristig hohe Einsparungen, auch wenn zunächst Geld investiert werden müsste. Gleiches gilt für den Aufbau neuer Organisationsprozesse – kurzfristigen Investitionen stehen hohe Betriebssicherheit und -qualität gegenüber. Auch im Personalbereich steckt der Analyse zufolge hohes Einsparungspotenzial: Der infolge von Unterkapazitäten entstandene Anteil an externen Mitarbeiterkosten (41 Prozent) verursacht einen hohen finanziellen Aufwand, denn diese externen Mitarbeiter sind vergleichsweise teuer und weniger produktiv. Würden die externen Kapazitäten in interne umgewandelt, hätte dies erhebliche positive Auswirkungen auf die Kostenstruktur des BIT.

„Für uns waren das wertvolle Anregungen“, so Jost. Das BZ werde jetzt entsprechende Maßnahmenpläne erstellen und sukzessive implementieren. Nach Abschluss der Umstrukturierung soll ein weiteres Benchmarking in zwei Jahren die Effizienz der Umsetzung überpüfen.

Download des Anwenderberichts IT-Benchmark beim Schweizer BIT als PDF-Datei

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