Messe Berlin - Argumente gegen das Bauchgefühl

Die Messe Berlin entschied sich Mitte 2002 für ein Komplett-Outsourcing ihrer IT-Dienstleistungen. Mit der T-Systems International GmbH vereinbarte das Unternehmen einen 5-Jahresvertrag, der nun – Vereinbarungsgemäß zur Mitte der Vertragslaufzeit – einem Benchmark unterzogen wurde. Ergebnis: Die erhoffte Kostensenkung wurde erreicht, der Gesamtaufwand liegt unter dem der Vergleichsgruppe. „Entwarnung“ also für beide Vertragsparteien.

Mit jährlich bis zu 80 Eigen- und Gastveranstaltungen unter dem Berliner Funkturm gehört die Messe Berlin zu den zehn umsatzstärksten Messegesellschaften der Welt. Angesichts der hohen Anforderungen an die Organisation von Messen und Ausstellungen ist die IT-basierte Unterstützung der Geschäfts- und Logistik-Prozesse sowie die Bereitstellung von IT-Dienstleistungen an Aussteller von unternehmenskritischer Bedeutung. Bereits Mitte 2002 hatte sich die Messe Berlin im Rahmen strategischer Überlegungen für ein Komplett-Outsourcing ihrer IT-Dienstleistungen an die T-Systems SFI GmbH entschieden.

Substanzielle Kostenreduktion als Zielvorgabe

Zwei Gründe waren dafür ausschlaggebend: „Zum einen wollten wir Kosten sparen, wir hatten eine erhebliche Vorgabe im Vergleich zu den bestehenden IT-Kosten“, so Reinhard Haferkorn, Leiter Administration & IT-Koordination der Messe Berlin. „Zum anderen ging es uns darum, die bisherigen Insellösungen durchgängig durch eine SAP-Standardlösung zu ersetzen. Mit einem Dienstleister geht so eine Umstellung leichter.“ Knapp 20 Mitarbeiter wechselten im Zuge der Vereinbarung zu T-Systems – ohne Probleme, wie Haferkorn betont. T-Systems habe alle Mitarbeiter übernommen und von Oracle auf SAP umgeschult. „Auch heute sind fast alle Leute noch an Bord.“

Vergleichbarkeit herstellen

Im Rahmen eines grundlegenden Vertragsreviews durch das Benchmarkingteam von Maturity sollte der Vertrag auf formale Mängel untersucht, Dienstleistungsumfang, Qualität und Preis analysiert werden. „Für Maturity sprach sowohl das fachliche Knowhow der Berater als auch die Datenbankkompetenz“, so Haferkorn. Die Kosten für das Projekt haben sich beide Vertragsparteien geteilt, immerhin sollten auch beide von der zusätzlichen Transparenz profitieren. „Ein Preisvergleich war in unserem Fall gar nicht so einfach“, schildert Haferkorn. Üblicherweise gäbe es kaum Messegesellschaften in den Vergleichsgruppen, Maturity musste also erst Unternehmen mit vergleichbarer Komplexität und Anforderungen identifizieren. „Und dann gab es bei uns auch nur eine Vergleichsbasis, den monatlichen Pauschal- Preis für das ’Rundum-Sorglos-Paket‘ von T-Systems.“ Folglich musste das Beraterteam zunächst alle Inhalte auf einzelne Leistungen – von der Anwendungsentwicklung bis zum PC-Betrieb - herunterrechnen, entsprechende Preise und Vergleichspreise ermitteln und anschließend wieder alles hochrechnen.

Bestätigung für beide Vertragsparteien

Mit dem Ergebnis der Analyse können Messe Berlin und T-Systems zufrieden sein. „Beide Seiten sind jetzt sehr entspannt“, so Haferkorn. „Wir haben das Ziel der vorgegebenen Einsparung erreicht. Die von uns gezahlten Preise liegen leicht unter Marktpreis und werden voraussichtlich auch bis Ende der Vertragslaufzeit positiv marktkonform bleiben.“ Verbesserungspotenziale gäbe es u.a. im Bereich der Datensicherheit und beim Monatsreporting, das bisher eher dürftig ausgestaltet gewesen sei. Außerdem habe man im alten Vertrag nicht ausreichend geregelt, wie sich veränderte Anforderungen in Bezug auf neue und weitere Leistungen konkret auf die Preise auswirken.

Hat sich der Aufwand für das Benchmarking- Projekt gelohnt? „Auf jeden Fall war das sinnvoll. Es gibt einem schlicht Sicherheit. Mit Bauchgefühl unter dem Motto ‘das wird schon passen’ können sie schließlich nicht argumentieren“.

Download des Anwenderberichts IT-Benchmark bei der Messe Berlin als PDF-Datei

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