Die Lichtsystem-Division des internationalen Elektronikkonzerns macht es vor

Die Lichtsystem-Division des internationalen Elektronikkonzerns, ist in mancherlei Hinsicht ein typisches Beispiel. Seine Kosten im Bereich der SAP-Hardware und Software hatte das Unternehmen durchaus im Griff. Dennoch war das Management unzufrieden mit den anfallenden SAP-Kosten und beschloss, seine internen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen.

Binnen acht Wochen analysierte ein Team von Maturity alle relevanten, operativen und Querschnittsprozesse und identifizierte die Schwachstellen in der Prozessorganisation. Ausgerechnet eine der Stärken des Unternehmens – die dezentrale Organisation – entpuppte sich in diesem Kontext als Schwäche: Für sich betrachtet hatten die verschiedenen Geschäftseinheiten (Business Units/BUs) durchaus optimale Kostenstrukturen, aber in der Gesamtbetrachtung lagen die Kosten trotzdem deutlich über denen der ermittelten Peergroup.

Je nach konkreten Anforderungen der unternehmensinternen Kunden unterschieden sich die jeweiligen Systemumfelder der einzelnen Geschäftseinheiten deutlich – sowohl hinsichtlich der Komplexität der Prozesse als auch hinsichtlich der Reife der Anwendung (Alter der Anwendung/Anzahl der Changes/Erfahrung der Mitarbeiter). Es ging folglich darum, unter Beachtung dieser sehr unterschiedlichen Komplexitätsparameter herauszuarbeiten, welche Prozesse auf Anwender ebene optimiert und ggf. vereinheitlicht und integriert werden konnten.

Das passende Maß finden

Das richtige Maß zu finden zwischen Zentralisierung und Dezentralisierung, lautete die Devise. Eine der Kernfragen in diesem Kontext: In welchen Geschäftseinheiten werden Standards gesetzt und welche Standards lassen sich von einer Business Unit auf die andere übertragen?

Schritt für Schritt hat das Team analysiert, welche Business Unit am effektivsten mit den einzelnen Prozessen umging, was die Gründe dafür waren und welche Kosten anfielen. Auf dieser Grundlage konnte man dann im Detail ermitteln, welche Prozesse konsolidierbar sind und welche besser individuell gehandhabt werden sollten. So stellte sich beispielsweise heraus, dass eine Business Unit ein sehr komplexes, aber auch sehr leistungsfähiges Archivierungssystem von SAP eingeführt hatte. Die anderen BUs brauchten nur eine kleinere Lösung und konnten vor diesem Hintergrund ohne Probleme auf das System mit aufspringen, ohne dafür eigene Kapazitäten vorhalten zu müssen. In einem anderen Fall hatten zwei Business Units unterschiedlicher Größen ordnung ein sehr ähnliches Geschäft: Hier lag es nahe, vorhandene SAP-Systeme tatsächlich zu konsolidieren und die kleinere BU SAP-seitig ähnlich zu managen wie eine zusätzliche Abteilung der größeren BU.

Gemeinsames Know-how-Management

Für alle Anwender hat das zentrale IT-Depart - ment ein gemeinsames Trainingscenter eingerichtet, Schlüsselanwender (key user) aus den verschiedenen Geschäftsbereichen werden nunmehr gemeinsam trainiert. Das Unternehmen hat auch ein einheitliches Wissensmanagement und Reporting für alle Bereiche eingeführt und alle Verhandlungen mit Outsourcing-Dienstleistern werden gemeinsam geführt. Eine weitere Kern empfehlung von Maturity lautete „Einführung einer Championship-Organisation“: Die zentrale IT muss wissen, wer in einem bestimmten Bereich die größte Kompetenz hat, dieser fungiert für alle als Berater und kann auch BU-übergreifend die Verantwortung für bestimmte Prozesse übernehmen. So entpuppte sich z.B. ein IT-Mitarbeiter als extrem fit in Sachen ITIL-Standards – heute ist er als „ITIL-Champion“ Coach auch für die anderen Business Units tätig (ITIL steht für IT Infrastructure Library und ist heute der weltweite de-facto-Standard im Bereich Service Management).

Deutliche Kosteneinsparungen

Durch die gemeinsame Nutzung einzelner Plattformen wie des Archivierungssystems spart die Lichtsystem Division rund 20 Prozent der bisherigen Kosten. Zudem sorgen die optimierten Schnittstellen zum Rechenzentrums-Dienstleister für einen effizienteren Einsatz der Mitarbeiter: Heute sind deutlich weniger Mitarbeiter mit der Koordination des Dienstleisters befasst als vor dem Projekt – die übrigen verstärken heute die Planungsabteilung. Last but not least lohnt sich auch der gemeinsame Auftritt bei Preisverhandlungen: Bei einer neuen Enterprise-Storage-Lösung nebst neuen Hardware-Komponenten konnte die Lichtsystem Division im Zuge der gemeinsamen Verhandlung aller Business Units den Preis um 15 Prozent senken.

Download des Maturity-Anwenderberichts als PDF-Datei

Zurück