Vetter - Punktgenaue Analyse der IT

Markus Thiel, IT-Leiter bei der Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG
Markus Thiel, IT-Leiter bei der Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG

Vetter, ein unabhängiger internationaler Spezialist für die aseptische Abfüllung von Spritzen, Karpulen und Vials, ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gewachsen. Mit einem IT-Benchmark hat das Unternehmen die aktuellen Anforderungen, die Leistungen und den Aufwand überprüft, um Schwachstellen gezielt ausgleichen zu können.

Die Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG ist ein führender Dienstleister, der seine Kunden von der Entwicklung der Medikamente bis zur Marktversorgung unterstützt. Die Wirkstoffe der Auftraggeber werden in Ravensburg, Langenargen am Bodensee sowie Chicago in Injektionssysteme abgefüllt und verpackt. Eine Grundlage des Erfolgs von Vetter ist die komplexe Qualitätssicherung: Chemische Analysen, Mikrobiologische Tests, Partikel-Monitoring im Reinraum, internationale Audits und keimfreie Produktion – für halbherzige Vorgehensweisen ist hier kein Platz.

„Wir legen starken Wert auf Qualität, und das schlägt sich selbstverständlich auch in der IT nieder“, berichtet Markus Thiel, Abteilungsleiter Informationstechnologie bei Vetter. Die Anforderungen an Verfügbarkeit, Prozesse, Backups und Dokumentationen sind überdurchschnittlich hoch. Schließlich nutzen zahlreiche Kunden das Unternehmen als strategischen Partner für Ihre Medikamentenabfüllung. So zahlt sich das Geschäftsmodell für beide Seiten aus: Der Umsatz von Vetter wuchs in den vergangenen Jahren kontinuierlich, die Mitarbeiterzahl erhöhte sich auf derzeit rund 2.400 und die IT-Mannschaft vergrößerte sich auf 35 Experten.

Starkes Wachstum und hohe Anforderungen

Die zwei zentralen Herausforderungen – starkes Wachstum über Jahre und hohe Qualitätsanforderungen – machten schließlich eine Standortbestimmung der Vetter-IT nötig. „Wir brauchten eine punktgenaue Analyse, wo wir Geld investieren und Prozesse verbessern müssen“, erinnert sich Thiel. Das IT-Team hatte bereits Erfahrung mit einer Leistungsbewertung gesammelt. Im Jahr 2007 war ein High-Level-Benchmark initiiert worden, um Impulse für die Weiterentwicklung der IT zu erhalten: „Wir haben das Instrument zu schätzen gelernt, denn die Bewertung zeigte konkrete Maßnahmen, schaffte eine Diskussionsgrundlage und brachte Entscheidungssicherheit.“ Zudem konnte die IT-Mannschaft Vertrauen in die Vorgehensweise und das Management entwickeln – schließlich diente Benchmarking nicht als „Change Issue mit dem eisernen Besen.“

Vier Jahre danach wurde das IT-Assessment wiederholt – allerdings mit einem professionellen Benchmarker und einer genauen Analyse einzelner Leistungsdetails. Unter den Spezialisten setzte sich schließlich Maturity durch, „weil uns der methodische Ansatz überzeugt hat“, so Thiel. Der IT-Leiter entschied sich für einen IT-Benchmark in drei Dimensionen: Vergleich der Kosten und Leistungen, Selbstbewertung zentraler IT-Prozesse und Befragung der Benutzer. „Wir wollten wissen, ob wir von den Kosten und Leistungen gut sind, welchen Reifegrad unsere Services haben und was die Anwender von ihrer IT halten."

Verbesserungsbedarf entdeckt

Auch wenn sich im Benchmark keine gravierende Schwachstelle zeigte, förderte die Analyse in einigen Bereichen Verbesserungsbedarf zutage. Laut Thiel betraf dies etwa den Einkauf von Leistungen, bestimmte Prozesse und Services sowie Personalkapazitätsthemen. Ein Beispiel sind die erhöhten Aufwände im Telekommunikations-Umfeld aufgrund überdurchschnittlicher Kosten für Datennetze, Festnetz und Mobilfunk. „Wir haben erkannt, dass wir unsere Verhandlungszyklen erhöhen müssen“, sagt Thiel: „Wenn Sie nicht jedes Jahr mit dem Einkauf darauf achten, können die Kosten aus dem Ruder laufen.“ So bot der Benchmark gute Argumente, um die eigenen Projektkosten im Nachgang wieder einzuspielen.

Die Anwenderbefragung beleuchtete verschiedene Facetten der IT-Wahrnehmung – wie werden die einzelnen Standorte betreut, welche Bilanz ziehen neue und langjährige Mitarbeiter im Vergleich, gibt es in den USA spezifische Herausforderungen und wie bewerten Endanwender, Key User sowie Business Process Owner der Fachbereiche die Zusammenarbeit mit der IT? „Durch die Befragung wollten wir ideale Verbesserungsimpulse für unsere Arbeit herausziehen“, sagt Thiel. So konnte das IT-Management Potenziale ermitteln, „die wir jetzt punktgenau angehen können“. Hierzu zählt beispielsweise der Helpdesk, der zwar finanziell günstig betrieben wurde, bei dem die Anwender jedoch den größten Handlungsbedarf ausgemacht haben.

Der Benchmark liefert Argumente

Thiel nutzte die Benchmark-Ergebnisse in der Argumentation für umfassendere Prozesse, neue Tools und einen zielgenauen Ausbau des Personals. „Verbesserungen wurden vor der finanziellen Planungsphase auf die Agenda gesetzt und umgehend Projekte gestartet.“ Bei allen Optimierungsansätzen, die sich aus dem Benchmark-Vergleich ergaben, sind jedoch die bewährten Qualitäten der Vetter-IT nicht unter den Tisch gefallen: „Natürlich haben wir uns auch über das viele positive Feedback der Anwender und die guten Vergleichszahlen gefreut“, räumt Thiel ein. Ohne klassische Tugenden wie Hilfsbereitschaft und Freundlichkeit der IT-Mitarbeiter bleibt eben auch der beste Prozess nur ein optimierter Ablauf.

Download des Anwenderberichts IT-Benchmark bei Vetter als PDF-Datei

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